Konferenz „Young Researchers in Life Sciences“

(Achtung, Achtung: es folgt der längste Blogeintrag, den ich bisher geschrieben habe! 🙂 )

Vom 14. bis zum 16. Mai 2012 fand in Paris die dritte „Young Researchers in Life Sciences“-Konferenz statt. Mit großem Vergnügen und viel Stolz kann ich berichten, sie mitorganisiert zu haben und erzähle hier ein wenig, wie das vonstattenging. (Neue Rechtschreibung. Ja, man schreibt das jetzt zusammen. Sieht doof aus, ist aber so)

Vorbereitungen

Der Ort

Schon letzten Oktober begannen die Vorbereitungen. Die fünf Jungforscherorganisationen, die sich für diese Konferenz zur Organisation YRLS zusammenschließen, trafen sich, um einen Ort für die dritte Ausgabe der YRLS-Konferenz zu finden. Schon das war gar nicht so einfach — die letzten beiden Jahre war die Konferenz im Institut Pasteur zu Gast gewesen, und andere Institute, allen voran das Institut Curie, befürchteten, die Konferenz könnte als reine Pasteur-Konferenz wahrgenommen werden. Diese Befürchtung war sicherlich begründet, dennoch frage ich mich, weswegen das Institut Curie sich gegenüber dem Institut Pasteur so … wie soll ich sagen … benachteiligt oder unterlegen fühlt. Nun ja, weiter mit der YRLS-Planung. Wir fanden nach viel hin und her einen Veranstaltungsort, das Amphithéatre Buffon der Université Paris VII Diderot. Dort war es zwar ein wenig eng für die Poster, die während der drei Poster-Sessions gezeigt werden sollten, doch es verfügte über eine Küche, in der das Catering-Team das Essen vorbereiten konnte. Das Amphitheater selbst war phantastisch, der einzige mir bisher bekannte Hörsaal, der über kinoähnliche, gepolsterte Sessel verfügt, die, wie in einem normalen Hörsaal, nach hinten aufsteigend angeordnet sind, so dass man von jedem Platz aus gut sehen kann.

Das Geld

Die folgenden zwei Monate befassten wir uns hauptsächlich mit dem Kontaktieren von möglichen Sponsoren, doch bis Neujahr hatten wir noch sehr wenige Zusagen. Wir boten den Firmen an, für einen festen Preis Werbung in die Konferenztaschen zu geben sowie ihr Logo als offizieller Sponsor auf all unseren Unterlagen aufzudrucken. Wer mehr Geld ausgab, konnte einen eintägigen Stand auf der Konferenz aufbauen, um direkt mit den jungen Forschern interagieren zu können. Die Umwerbung der Sponsoren zog sich tatsächlich bis Ende Februar, also quasi zwei Monate vor Beginn der Konferenz hin — das war ganz schön spannend. Zwar gab jedes der Institute der fünf beteiligten Organisationen ebenfalls etwas Geld und die Teilnehmer zahlten einen Teilnahmebeitrag von nur 20 – 40 €, doch wir benötigten ca. 30 000 €, die nur über Sponsoren aufzubringen waren. Unsere Schatzmeisterin, Charlotte, hat jedoch alles hervorragend organisiert und ihre Arbeit phantastisch gemacht, die zahlungswilligen Sponsoren kontaktiert, die Rechnungen bezahlt und so weiter.

Das Essen

Andere Teammitglieder, unter anderem Alex, kümmerten sich um das Catering. Sie kontaktierten diverse Caterer, ließen sich Menüvorschläge zukommen, Preisvorschläge machen und führten die interessierten Caterer zum Amphitheater, um die Örtlichkeiten zu inspizieren. Wir fanden einen guten Caterer, der uns für nur 20 000 € die Kaffeepausen, Mittagessen, die Wein-und-Käse-Postersession sowie die Cocktailparty für jeweils ca. 120 Leute anboten. Zu diesem Zeitpunkt wussten wir noch nicht, wie viele Teilnehmer wir haben würden, doch wir rechneten mit ca. 300 Teilnehmern, die jedoch nicht alle jeden Tag da sein und sicherlich auch nicht alle jeden Tag eine ganze Portion essen würden. Im Nachhinein kann ich sagen, dass das Essen wirklich toll war!

Die Werbung

Werbung für unsere Veranstaltung machten wir seit ca. Februar. Wir inserierten auf der Homepage von Nature events, auf jeder Webseite unserer Organisationen, informierten per Email Freunde und Bekannte, hingen Plakate in unseren eigenen Instituten auf und betrieben fleißig Mundpropaganda. Ich schrieb den Damen, die die Alumni-Newsletter in Tübingen bzw. Erlangen versenden. Aus Tübingen erhielt ich leider keinerlei Reaktion, doch die freundliche Dame aus Erlangen schickte die Info an alle möglichen Lehrstühle raus und es meldeten sich einige Studenten und Doktoranden meiner alten Universität an — ein herzliches Dankeschön dafür auch wieder nach Erlangen!

Das Programm

Anneliene, die diesjährige Präsidentin des Kongresses, und Patricia, die diesjährige „secretary“ (ich bin mir nicht sicher, wie man das korrekt übersetzen kann, Vorschläge sind mir sehr willkommen), kümmerten sich um fast alles andere. Wir trafen uns oft bei mir, weil ich in Paris wohne und die beiden nicht, so dass meine Wohnung einen guten Treffpunkt in der Mitte bot, und kümmerten uns gemeinsam um Dinge wie den Text für die Webseite (die wir uns von einem Profi haben erstellen lassen, der phantastischen Support bot — quasi die ganze Konferenzvorbereitungszeit reagierte er sofort auf unsere Emails mit Fragen, verbesserte kleine Details etc.), Teilnehmerlisten, Posternummernzuweisung, Finalisierung des Konferenzbuches mit den Poster- und Vortrags-Zusammenfassungen, …
Anneliene kümmerte sich um sehr sehr viel selbst, vor allem das Konferenzbuch. Patricia kümmerte sich hauptsächlich um die Teilnehmerlisten etc. Ich half, wo ich konnte und es nötig war.

Die Preisvergabe

Fast jedes Mitglied des Organisationsteams kümmerte sich um die Organisation von Juroren. Wir vergaben Preise für die besten Poster und besten Vorträge, und natürlich mussten wir die auch bewerten lassen. Wir fanden für fast jedes Thema ausreichend viele Juroren und wählten nun aus den Juroren jedes Themas einen oder zwei aus, die wir fragten, ob sie nicht chairman der jeweiligen session machen wollten. Dieser Prozess zog sich tatsächlich bis eine Stunde vor der Postersession am Dienstag hin — da fanden wir die letzten Freiwilligen, die auch dringend nötig waren.

Das Couchsurfing-Programm

Als junge Forscher sind wir natürlich auch eher neuen, ungewöhnlichen Ideen gegenüber aufgeschlossen — wir riefen daher die Mitglieder unserer Organisationen dazu auf, ihre Sofas für unsere Konferenzteilnehmer zur Verfügung zu stellen und boten den Teilnehmern an, bei Interesse auf eine Warteliste dafür eingetragen zu werden. Tatsächlich schafften wir es, alle zwölf Couchsurfer unterzubringen! Patricia organisierte hin und her und am Ende schienen mir alle glücklich zu sein (bis auf Anneliene, die ganze zwei Couchsurfer, zwei Freunde von ihr, in ihrer 10-qm-Wohnung unterbrachte — sie war nicht wegen des Platzes unglücklich, sondern weil sie immer so extrem früh aufstehen und sich im Dunkeln durch ihre Wohnung tasten musste, um ihre beiden Gäste nicht zu wecken).

Die keynote speaker

Wir sammelten bereits im Dezember Vorschläge für unsere keynote speaker. Ich weiß nicht genau, wer es letztendlich organisiert hat, doch es funktionierte gut, wir bekamen hochinteressante Vorträge (wurde mir erzählt, ich konnte sie leider leider nicht anhören) und zwei der drei Eingeladenen blieben auch im finanziellen Rahmen (einer schlug so sehr über die Stränge, dass wir fast 1000 € mehr ausgeben mussten — zum Glück hatte Charlotte für so einen Fall Reserven eingeplant).

Die Teilnehmer

Die Teilnehmerzahlen waren etwas, was uns lange Sorgen bereitete. Die Registrierung für Teilnehmer ohne eigenen Beitrag endete sechs Wochen vor der Konferenz, die für Teilnehmer, die ihre Arbeit präsentieren wollten, vier Wochen früher. Eine Woche vor Ende der Registrierungsfrist für beitragende Teilnehmer hatten wir gerade mal um die 40 Registrierungen! Zum Glück wurde die Prophezeihung irgendeines Organisationsmitglieds wahr: „Ach, die meisten warten ewig und registrieren sich auf den letzten Drücker!“. Dennoch, wir hätten uns ein paar mehr Teilnehmer gewünscht — überlegt es euch also für nächstes Jahr 😉
Die Teilnehmerbeiträge bereiteten uns auch manches Kopfzerbrechen. Bezahlt wurde via paypal, doch offenbar hatten einige Teilnehmer damit große Schwierigkeiten. Charlotte, die Schatzmeisterin, schaffte es, dennoch für jeden eine Lösung zu finden, wofür ich sie wirklich bewundere — wie schaffte sie es nur, zu forschen UND all das zu organisieren? Dasselbe gilt für Anneliene.

Die Konferenztasche etc.

Ehrlich gesagt habe ich keine Ahnung, wer sich darum gekümmert hat, doch wir hatten schöne grüne Stofftaschen (grün war die diesjährige Konferenzfarbe), auf denen unser Logo aufgedruckt war, Karten mit den Namen der Teilnehmer, grüne Bänder zum um den Hals hängen, an denen die Karten mit den Namen befestigt werden sollten, kleine grüne Notizblöcke, viel Werbung, um sie in die Taschen zu stecken, ein paar Stadtpläne mit Paris-Infos und grüne T-Shirts für die Mitglieder des Organisationsteams, um leicht erkennbar zu sein. Natürlich wurden auch die Konferenzbücher gedruckt. All das war sehr gut organisiert und wurde direkt an Charlotte an der Universität Paris VII Diderot geliefert, die ihr Labor vermutlich sehr sehr voll gestellt hatte.

Die Konferenz

Ich rannte schon am Samstag durch die Stadt, auf der Suche nach einem Copyshop, der auch Poster ausdruckte: Einer der Teilnehmer hatte sein Poster nicht mit an Bord des Flugzeugs nehmen dürfen und brauchte nun ein Poster. Er hatte mir seine Datei geschickt und ich wetzte durch Paris und ließ für 45 € ein Poster von 70 x 100 cm drucken — findet ihr das auch teuer oder empfinde ich es nur so, weil ich noch nie ein Poster habe drucken lassen?

Sonntagabend

Am Sonntag verbrachte ich einige Stunden im Labor, um einige Dinge für unsere Konferenz auszudrucken. Ich übernahm die Registrierung der Juroren sowie die Auswertung ihrer Evaluationsbögen, dafür musste ich einiges ausdrucken und, viel mehr arbeit, vorsortieren.
Am Abend, also dem Vorabend der Konferenz, fand, organisiert von Patricia, ein sogenannter social sunday statt, zu dem wir alle Teilnehmer, die nicht aus Paris stammten, einluden. Wir trafen uns zum Abendessen in einem Restaurant nahe Notre Dame (ich habe da für 20 € nicht schlecht gegessen, nur hätte die Portion etwas größer sein können) und lernten einander schon dadurch ein wenig kennen, dass wir jeweils zu viert, sechst oder acht an einem Tisch saßen. Es war sehr nett, unsere Teilnehmer ein wenig kennenzulernen 🙂
Danach spazierten wir zur Pont Neuf, wo wir ein Touristenboot bestiegen und eine kleine Seine-Rundfahrt mitmachten. Es war ein gelungener Abend und ein schöner Einstieg in die Konferenz!

Montag

Einige der Organisatoren, darunter ich, waren schon um 7 Uhr an der Universität Diderot und stellten Posterwände auf, hängten Nummern an die passenden Orte für Poster, schlugen das Programm an, bereiteten die Registrierungstische vor (drei für die Teilnehmer, einer für die Juroren, hauptsächlich von mir besetzt) und ließen die Catering-Leute ein. Charlotte, die an der Universität Paris VII Diderot arbeitet, wuselte auf und ab, organisierte alles, wusste alles und kümmerte sich um sämtliche Vor-Ort-Details.
Sobald die ersten Teilnehmer ankamen, stellten wir fest, dass wir ein großes Problem hatten: die Bänder, mit denen man sich die Karten mit den Namen um den Hals hängen sollte, fehlten! Charlotte rannte durchs halbe Haus und telefonierte überall herum und fand heraus: die Lieferung war angekommen, nur wusste niemand, wer sie entgegengenommen und wo abgestellt hatte. Ein Chaos … doch dank Charlottes Beharrlichkeit wurden die Bänder gefunden und konnten in der ersten Kaffeepause an die bereits anwesenden Teilnehmer verteilt sowie in die noch zu vergebenden Konferenztaschen getan werden.
Meine Arbeit mit den Juroren klappte sehr gut, und während der letzten Vortrags-Session begann ich schon mal damit, in Ruhe die Poster-Evaluationen auszuwerten. Gegen 18:30 Uhr wollte ich mich auf den Heimweg machen, fand jedoch Anneliene und einen ihrer beiden Couchsurfer verloren in der Halle vor: der andere Couchsurfer wollte, gemeinsam mit einigen Leuten, die er auf der Konferenz kennengelernt hatte, eine kleine Stadttour machen und hatte vergessen, ihr die Haustürschlüssel zurückzugeben. Sein Mobiltelefon war nicht erreichbar. Annelienes Telefonakku war leer. Ich habe die beiden also kurzerhand zu mir eingeladen, um gemeinsam eine Pizza zu kaufen und zu essen, und hinterließ dem anderen eine Nachricht auf seiner Mailbox, die er auch recht bald abrief und uns zurückrief. Nach Pizza und kurzem Ausruhen sind die beiden dann zum Treffpunkt mit dem dritten aufgebrochen und sicher zuhause angekommen. Was für ein Abend für unsere müde Präsidentin 🙂
Ich ging danach noch ins Labor, ich hatte noch was zu erledigen, und war um 23 Uhr dann auch wieder zuhause. Ruhe und Frieden — bis zum nächsten Morgen.

Dienstag

Für diesen Tag gibt es, konferenztechnisch gesehen, nichts besonders Erwähnenswertes. Wir haben alles gut organisiert, der zweite Tag lief wie geschmiert! Doch ein kleiner Schock ereilte uns nach dem Mittagessen: die Wachmannschaft der Universität kam vorbei und teilte uns mit, dass man plane, eine Evakuierungsübung mit Test-Feueralarm durchzuführen. Wir waren entsetzt und fragten, ob sie das nicht bis nach der Konferenz verschieben könnten, doch: „Sicherheit geht immer vor“. Mist. Uns kam dann aber ein glücklicher Umstand zu Hilfe: es regnete in Strömen und die Wachmannschaft beschloss, dass man das den Konferenzteilnehmern nicht antun könne, man würde die Evakuierungsübung auf nächste Woche verschieben. Wir waren beruhigt.
An diesem Tag organisierte Charlotte noch ein paar zusätzliche Juroren — für unsere Neuroscience-Session gab es fast 30 Poster, das war mit den fünf angemeldeten Juroren unmöglich zu bewältigen! Für eine gute Evaluation braucht man, so hatten wir beschlossen, mindestens zwei Bewertungen pro Poster, also hätte jeder Juror zwölfmal Poster betrachten, sich erklären lassen und mit den Präsentierenden über ihre Arbeit diskutieren müssen. Einer der Juroren fiel auch noch aus. Doch zu unserem großen Glück tauchten drei weitere „Spontanjuroren“ auf — die Postersession war gerettet!

Mittwoch

Ich fuhr früh ins Labor und startete dort von 6 bis 8 Uhr ein Experiment (Tag 7 eines Experiments, das an Tag 1, 3, 7, 14, 21 und 28 eine eintägige Analyse erfordert), das von meiner großartig freundlichen Kollegin Marie dann fortgeführt wurde. Was für ein Stress … egal, ich war um 8:30 Uhr bei der Konferenz und konnte meinen Posten wieder einnehmen. „Einen Tod muss man sterben“, heißt es doch, und ich kann ja für die Konferenz die Wissenschaft nicht komplett vernachlässigen!
Der Vormittag verlief recht ereignislos, zumindest bis ca. eine Dreiviertelstunde vor der Kaffeepause: die Wachmannschaft der Universität kam wieder vorbei und teilte uns mit, dass man beschlossen habe, die Evakuierungsübung mit Test-Feueralarm doch heute durchzuführen. Wir waren entsetzt, doch „Sicherheit geht immer vor“. Mist. Diesmal war auch gutes Wetter, so dass uns kein spontaner Regenguss hätte retten können, doch immerhin erklärten sich die Wachmänner bereit, bis zur Kaffeepause zu warten, so dass nicht Vorträge dafür unterbrochen wurden. Wir waren natürlich gar nicht glücklich: wir hatten die Preise für die heute anstehende Preisverleihung dabei, ein iPad, zwei iPod touch und fünf iPod shuffle, und wollten die sowie all unsere anderen Sachen nicht völlig ohne Aufsicht alleine lassen. Wir hatten jedoch keine andere Wahl. Da nichts verschwand, überstanden wir auch dieses unerwartete Konferenzhindernis gut, verlängerten die Kaffeepause ein wenig und konnten mit dem Programm weitermachen.
Während unser letzter keynote speaker sprach, wertete ich die Evaluationsbögen der Poster und Vorträge aus, während meine Kollegen die Abstimmungszettel der Teilnehmer für das beste Poster sowie den besten Vortrag auswerteten (es gab auch einen Publikumspreis). Wie fanden die Gewinner und waren rechtzeitig für die Preisverleihung fertig, die von Anneliene als letzer offizieller Akt der Konferenz vorgenommen wurde.
Die Konferenz klang gemütlich mit einer Party aus, die wohl recht lange andauerte (nachdem die Uni geschlossen wurde, wich man wohl in irgendeine Kneipe aus), doch da ich früh aufgestanden war und am nächsten Morgen früh zu Tobi fuhr, verabschiedete ich mich schon um 22 Uhr. Bei der stürmischen Verabschiedung wurde ich halb erdrückt und (versehentlich) mit Bier begossen, so dass ich in der Metro einige erstaunte Blicke abbekam — vermutlich dachten die Leute, ich stänke wie eine Brauerei, stünde aber aufrecht und bewunderten diese Standfestigkeit gegenüber dem Dämon Alkohol, die mich zu zieren schien 😉

Fazit

DAS hat Spaß gemacht! Die Konferenz war phantastisch (auch wissenschaftlich, wie mir von Teilnehmern wie Juroren versichert wurde), und sie mitzuorganisieren eine große Ehre und eine tolle Erfahrung. Eines hat sie mich gelehrt: Wenn ich eine neue Stelle suche, so werde ich mich nicht aufs Labor beschränken. Sollte eine Firma jemanden suchen, der gelernt hat, zu organisieren und dabei lange durchzuhalten (der also z. B. eine Doktorarbeit überstanden hat), und demjenigen auch noch ein gutes Gehalt anbietet, wäre ich nicht abgeneigt!

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One Response to Konferenz „Young Researchers in Life Sciences“

  1. Juliane says:

    Susanne, ich liebe es einfach immer mal wieder in deinen Blog-Beiträgen zu stöbern. Sie sind mir eine willkommene Ablenkung vom Alltag.
    Schade, dass du schon so lange nichts mehr neues geschrieben hast.

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